Hij staat het bestuur met advies terzijde. Daartoe is de raad van commissarissen in het verslagjaar acht keer bijeengeweest. Daarbij is onder meer gesproken over strategie, de diverse stakeholders en het stakeholdersmanagement, de terreinvisie, uniforme tarieven, het middels een bio-energie centrale leveren van warmte aan derden, het wegvallen van verwerkingscapaciteit bij Afval Energiebedrijf Amsterdam (AEB) en de dienstverlening voor de aandeelhoudende gemeenten. Voorts is gesproken over integriteit en compliance veiligheid, de juridische structuur, herbenoemingen en uiteraard de financiële resultaten en prognoses Hieronder lichten we een aantal van deze onderwerpen nader toe.

De raad van commissarissen vindt het van belang dat de dienstverlening aan klanten zich positief ontwikkelt, maar ook dat Meerlanden een goede relatie heeft met al haar stakeholders (waaronder bewoners en personeel), en heeft zich hierover ook in 2019 laten informeren. Tweejaarlijks verricht Meerlanden een bewoners- en klanttevredenheidsonderzoek. Hieruit komt naar voren komt dat de afvalinzameling iets hoger wordt gewaardeerd dan het beheren van de openbare ruimte. Het traject voor het verbeteren van de samenwerkingsrelatie met gemeenten leidt tot een hogere klantwaardering ten opzichte van het vorige onderzoek. Vanuit Meerlanden is hierin ook aanzienlijk geïnvesteerd, onder andere via het traject voor uniformering van de tarieven voor de dienstverlening rond afvalbeheer, maar ook door de frequente overlegvormen op de verschillende niveaus via een vaste cyclus. In de raad van commissarissen is uitgebreid stilgestaan bij de uitkomsten van de onderzoeken. De raad is tevreden met de uitkomsten van de onderzoeken. In 2019 heeft een lid van onze raad een zogeheten overlegvergadering van de ondernemingsraad in de zin van artikel 24 van de Wet op de ondernemingsraden bijgewoond, om zo als raad van commissarissen ook voeling te houden met wat er leeft onder het personeel.

De directie heeft met de raad van commissarissen de terreinvisie gedeeld voor de bedrijfslocatie in Rijsenhout. In de huidige terreinindeling lopen de logistieke stromen (bedrijfsmatig en particulier) door elkaar heen. Vanuit veiligheidsperspectief is een scheiding te prefereren. Daarnaast is sprake van enige vorm van hinder (geur en geluid) en veroorzaakt het behalen van de VANGdoelstellingen een groei van de hoeveelheden verschillende grondstoffen op de locatie. Middels een modulair op te bouwen grondstoffenloods kunnen grondstofstromen worden opgeslagen die nu nog onoverdekt op het buitenterrein liggen. Door deze naar binnen te verplaatsen ontstaat minder overlast voor de omgeving. Een verplaatsing van de milieustraat leidt tot een scheiding van de particuliere en bedrijfsmatige logistieke stromen, hetgeen de veiligheid ten goede komt. De raad van commissarissen ondersteunt deze terreinvisie. Ten slotte wil Meerlanden een bijdrage leveren in de energietransitie door meer gebruik te maken van de restwarmte die vrijkomt bij het composteringsproces en een te realiseren biomassa installatie. Door laatstgenoemde installatie op het terrein van Meerlanden te projecteren, kan warmte worden geleverd aan bedrijven in de buurt en kan het warmtenet in de toekomst wellicht doorgetrokken worden naar de kern van Rijsenhout. Voordat Meerlanden de plannen gaat realiseren, moeten de raad van commissarissen en de aandeelhouders nog goedkeuring geven voor de investeringen, die betrekking hebben op het herinrichten van het terrein.

Tijdens een drietal vergaderingen en tijdens de studiedag van de raad van commissarissen is aandacht besteed aan de strategie van Meerlanden voor de jaren 2020 – 2024. Aan de hand van trends, aandacht voor en inzicht in het concurrentieveld, input van onze aandeelhouders/klanten en zes eerder door Meerlanden geformuleerde pijlers (meer winnen uit afval, meer groene energie en warmte, meer mogelijkheden voor mensen, meer biobased producten en biodiversiteit, meer betrokkenheid bij de buurt en meer financiële waarde) is gekozen voor een strategie met de volgende twee rollen:

• Meerlanden als duurzame grondstoffenregisseur; en
• Meerlanden als excellente dienstverlener.

In de rol van duurzame grondstoffenregisseur wil Meerlanden haar regierol in het duurzaam en slim sluiten van grondstofkringlopen verder uitbouwen, waarbij de focus ligt op hergebruik en recycling van materialen. Met excellente dienstverlening staat Meerlanden voor ogen om tegen aanvaardbare kosten een soepele betrouwbare dienstverlener te zijn met tevreden klanten. Daarnaast streeft Meerlanden een excellente bedrijfsvoering na. Daarmee wordt bedoeld dat de basis op orde is, hetgeen wordt gezien als belangrijke randvoorwaarde voor het kunnen realiseren van de rollen van duurzame grondstoffenregisseur en excellente dienstverlener. De raad van commissarissen ondersteunt deze strategische visie.

Meerlanden wil een onderscheidende positie innemen als regionaal circulair bedrijf door middel van samenwerking met gemeenten. Daarbij is schaalgrootte van belang. Als gevolg van historisch gegroeide verschillen in het aantal aandelen per aandeelhouder is Meerlanden doende om te kijken naar zijn aandeelhouders-structuur, met als doel een groei van het aantal gemeenten als aandeelhouder en klant van Meerlanden mogelijk te maken. De gedachtenvorming over hoe om te gaan met deze aandeelhouders-structuur en het toe- en uittreden als aandeelhouder is eind 2019 nog gaande en de raad van commissarissen heeft zich meerdere malen gedurende het jaar laten informeren over de voorgestane richting en de voortgang. In het afgelopen jaar zijn daarbij als uitgangspunten geformuleerd dat de nieuwe structuur toekomstbestendig moet zijn, dat de inbestedingsfaciliteit behouden blijft en dat het voor de huidige aandeelhouders aantrekkelijk is om aandeelhouder in Meerlanden te blijven en het voor nieuwe gemeenten aantrekkelijk is om als aandeelhouder toe te treden. De gedachtenvorming en uitwerking van de aandeelhoudersstructuur zal in 2020 worden voortgezet.

De raad van commissarissen heeft zich geregeld laten informeren over het onderzoek dat Meerlanden doet naar de mogelijkheden om een warmtebedrijf te realiseren en om als leverancier warmte uit organische reststromen af te zetten aan bedrijven in de buurt.  Daarbij is ingezoomd op de business case en als onderdeel daarvan het verkrijgen van SDE subsidie, de relatie met de partners, de eindafnemers en de bewoners, het verkrijgen van de benodigde vergunningen, de stikstof problematiek en de planning. Besluitvorming vindt naar verwachting in de loop van 2020 plaats.

De raad heeft uitgebreid stilgestaan bij het onderdeel Openbare ruimte en de ontwikkelingen die er op dit vlak spelen bij de diverse gemeenten. Gedurende het jaar heeft één van de gemeenten, tevens aandeelhouder, aangegeven de werkzaamheden in de buitenruimte in eigen beheer te nemen en daarmee het contract met Meerlanden hieromtrent niet te willen verlengen. Daarbij gaf de betreffende gemeente aan dat het in eigen beheer nemen niet was ingegeven door onvrede over de kwaliteit van de dienstverlening. Bij de gevoerde gesprekken met de gemeente heeft Meerlanden steeds de positie van de werknemers centraal gesteld, maar ook het belang van de onderneming en haar aandeelhouders niet uit het oog verloren. De raad van commissarissen heeft de gekozen lijn ondersteund en is dan ook verheugd dat in goed onderling overleg het uiteindelijk tot een acceptabele oplossing heeft geleid voor beide partijen en voor de medewerkers. Daarnaast is met een gemeente, die aanvankelijk ook overwoog het contract met betrekking tot de dienstverlening openbare ruimte niet te continueren, een verlenging aangegaan tot 2025. Met een andere gemeente is Meerlanden nog in overleg over een eventuele verlenging.

Vergaderingen van de raad en zijn commissies

De raad van commissarissen is in 2019 regulier zes keer bijeengekomen. Daarnaast heeft in maart van het jaar een studiemiddag plaatsgevonden. Daar is aan de hand van een trendanalyse gesproken over wat de positie is van Meerlanden in het speelveld naar een circulaire economie, energietransitie en klimaatadaptatie en op welke trends en ontwikkelingen moet worden ingespeeld in de 2020-2024 strategie van Meerlanden. Tot slot heeft eind 2019 de jaarlijkse zelfevaluatiebijeenkomst plaatsgevonden over het eigen functioneren van de raad en de wisselwerking tussen de raad en de bestuurder. Deze bijeenkomst werd gefaciliteerd door een externe begeleider. In totaal is de raad in 2019 acht keer bijeengekomen.

De raad van commissarissen kent een drietal subcommissies, te weten de auditcommissie, de remuneratiecommissie en de governancecommissie. Binnen deze commissies is een aantal onderwerpen verdiepend besproken, ter voorbereiding van de behandeling in de raad van commissarissen.

De auditcommissie heeft onder meer stilgestaan bij het onderwerp ‘de effectiviteit en betrouwbaarheid van de administratieve organisatie en interne beheersing rondom de financiële rapportageprocessen en systemen’. Expliciet is daarbij veel aandacht besteed aan de beweging van een taakgerichte organisatie naar een meer procesgerichte organisatie binnen Meerlanden. Dit is een meerjarig traject dat ook vorig verslagjaar reeds de aandacht van de auditcommissie had. 

Ook is gesproken over de risico’s rond de continuïteit van de ICT en of deze klaar is voor de toekomst. In overleg met de auditcommissie heeft Meerlanden opdracht gegeven voor het uitvoeren van een assessment ter verduidelijking van de vraag of de ICT-omgeving van het bedrijf goed is ingericht en daarmee de komende jaren verder kan en /of er procesverbeteringen mogelijk zijn. De uitkomsten van dit assessment worden begin 2020 verwacht.

Verder heeft de auditcommissie zich op de hoogte gesteld van de grondstoffenrapportage en zijn de managementletter en het accountantsverslag aan de orde geweest en is het functioneren van de accountant geëvalueerd. Ten slotte zijn het jaarverslag 2018 en de begroting 2019 en de financiële meerjaren-raming in detail besproken. De auditcommissie heeft in 2019 vijfmaal vergaderd.

De governancecommissie is in 2019 vijfmaal bijeengekomen. Naast jaarlijks terugkerende onderwerpen als integriteit en privacy, heeft de commissie zich voorts laten informeren over de cultuur binnen Meerlanden, de wijze waarop Meerlanden omgaat met toekomstige en recent gewijzigde wet- en regelgeving en is een flowchart besproken hoe te handelen in geval van een calamiteit. Voorts heeft de commissie zich laten informeren over een door Meerlanden gewenste wijziging in de aandeelhoudersstructuur om mogelijke groei van de onderneming in de toekomst te faciliteren. De discussie concentreerde zich rondom een goede verdeling van de stemrechten en de winstrechten zodat het voor de huidige aandeelhouders aantrekkelijk is om aandeelhouder in Meerlanden te blijven en het voor nieuwe gemeenten aantrekkelijk is om als aandeelhouder toe te treden. De discussie over de aandeelhoudersstructuur is thans nog gaande. 

De remuneratiecommissie is in het verslagjaar drie keer bijeen geweest. Deze bijeenkomsten zijn onder meer gebruikt voor het jaarlijkse afsprakengesprek en functioneringsgesprek met de bestuurder. Verder zijn door de commissie de voorbereidingen getroffen om te komen tot voordrachten aan de algemene vergadering van aandeelhouders om de bestuurder en de commissarissen: mw. B.N.M. van der Maarel, mw. E.F. van Galen en dhr. W. Schreuder Goedheijt te herbenoemen. De commissie heeft tot slot de zelfevaluatie en de studie- en strategiemiddag van de raad van commissarissen geïnitieerd. 

In 2019 heeft een lid van onze raad een zogeheten overlegvergadering van de ondernemingsraad, in de zin van artikel 24 van de Wet op de ondernemingsraden, bijgewoond.

Jaarrekening

Onderdeel van het voorliggende jaarverslag is de jaarrekening die door BDO Audit & Assurance B.V. is voorzien van een goedkeurende controleverklaring. Het geconsolideerde resultaat na belastingen over 2019 van De Meerlanden Holding N.V. bedraagt €2.215k.

De raad van commissarissen stelt voor:

• de jaarrekening vast te stellen overeenkomstig artikel 28 lid 5 van de statuten; en
• het resultaat te verdelen conform onderstaand overzicht en met inachtneming van het dividendbeleid en van artikel 29 van de statuten:
  • € 886k als dividend aan houders van gewone aandelen;
  • € 1.329k toe te voegen aan de reserves.

De raad van commissarissen verzoekt de aandeelhouders conform artikel 28 lid 5 van de statuten decharge te verlenen aan:

• de bestuurder voor het gevoerde beheer;
• en de commissarissen voor het gehouden toezicht.
   

Woord van dank

Wij stellen vast dat Meerlanden ook in 2019 goede prestaties en een gezond financieel resultaat heeft gerealiseerd en wij bedanken graag alle medewerkers, de ondernemingsraad en de directie voor hun inzet en betrokkenheid. Wij wensen iedereen van  Meerlanden niet alleen succes bij het realiseren van de individuele opgaven en bedrijfsdoelstellingen maar ook veel werkplezier in  het dagelijkse werk.

Rijsenhout, 8 mei 2020
De raad van commissarissen P.G. Peters, voorzitter

Bekijk hier de samenstelling van de raad van commissarissen.