Risico’s zijn mogelijke gebeurtenissen of ontwikkelingen die van grote invloed kunnen zijn op het bereiken van de ondernemingsdoelstellingen dan wel die een belangrijk gevolg kunnen hebben voor de onderneming. Om deze risico’s goed te beheersen, hebben wij risicobeheersings- en controlesystemen ingericht. Deze zijn gericht op het signaleren en beheersen van risico’s bij de uitvoering van onze strategie en het realiseren van de bedrijfsdoelstellingen. Ook ondersteunt het systeem ons bij het naleven van wet- en regelgeving en het borgen van de betrouwbaarheid van de financiële rapportages. De directie volgt de risico’s actief en stelt vast hoe deze beheerst worden en bewaakt verbeterprogramma’s.

Risicoanalyse

Op basis van onderstaande risicogebieden stelt Meerlanden minimaal eens per jaar een risicoanalyse op. Deze risicoanalyse bevat de belangrijkste risico’s, de kans dat deze zich voordoen en het effect dat deze kunnen hebben op ons bedrijf. Op basis van deze risicoanalyse beoordelen we of de maatregelen die we nemen, toereikend zijn om de risico’s te beheersen.

Strategische risico’s

We hebben de strategische risico’s geïdentificeerd en de mogelijke impact gekwantificeerd. We bepalen welke mate van risico voor ons acceptabel is, de zogenaamde risicoacceptatie, en zetten dit af tegen onze financiële draagkracht. We hebben de reeds bestaande beheersingsmaatregelen en -instrumenten geëvalueerd en waar nodig aangepast. Wij willen het risicomanagementproces de komende tijd integraal inbedden in de planning- en controlcyclus.

De belangrijkste strategische risico’s voor Meerlanden zijn:

Het verlies van gemeenten als contractpartner

Meerlanden verleent haar diensten voor een belangrijk deel aan haar aandeelhoudende gemeenten. Het vertrek van gemeenten als klant kan de continuïteit van Meerlanden in gevaar brengen. Voor Meerlanden staat onze klant bovenaan en wij zetten in op een hoge klanttevredenheid, opdat we ook op lange termijn met elkaar verbonden blijven. We zijn met onze klant voortdurend in dialoog over de te bereiken doelstellingen. Daarom hebben we doelstellingen in onze nieuwe strategie verder aangescherpt en vertaald in twee externe speerpunten: excellente dienstverlener en duurzame grondstoffenregisseur.

Alternatieve verwerking van GFT-afval

Wij hebben een aantal jaren geleden geïnvesteerd in een nieuwe verwerkingswijze van GFT-afval. Deze investering is uniek vanwege haar duurzaamheidskarakter, maar kent ook een lange terugverdientijd. Een alternatieve verwerkingswijze van GFT, bijvoorbeeld als gevolg van wijzigingen in wet- en regelgeving, kan leiden tot een impairment op de boekwaarde van de installatie.

Brandverzekering

Door het grote aantal branden in onze sector neemt de verzekeringsbereidheid van verzekeringsmaatschappijen af en worden de premies verhoogd. We hebben op alle locaties een inventarisatie van de brandrisico’s uitgevoerd. We voeren regelmatig interne audits uit om vast te stellen of aan alle voorwaarden uit de brandverzekering wordt voldaan.

Operationele risico’s

Kwaliteit primair proces

De kwaliteit en punctualiteit van de door ons of in onze opdracht uitgevoerde werkzaamheden beïnvloeden de tevredenheid van gemeenten en bedrijven als klant van ons. De kwaliteit van ons primaire proces wordt in de eerste plaats bepaald door mensen en ondersteund door systemen, processen en procedures. Om de kwaliteit steeds verder te verhogen, besteden we aandacht aan het verhogen van het lerend vermogen van de organisatie. Daartoe is het van belang steeds meer procesgestuurd te werken. Ons personeelsbeleid is erop gericht de kwaliteit en kwantiteit van al onze medewerkers, zowel leidinggevend als uitvoerend, op het juiste niveau te hebben. Nieuwe IT-systemen worden geïmplementeerd om snel en transparant inzicht te bieden in de belangrijkste operationele prestaties.

Klanttevredenheidsonderzoeken geven ons inzicht in waar de dienstverlening nog beter kan. Managementsystemen voor kwaliteit, arbo en milieu, zoals ISO en VCA, ondersteunen hierbij. Onze meeste activiteiten zijn VCA en ISO 9001 en 14001 gecertificeerd. Eindproducten als compost zijn voorzien van de juiste keurmerken.

Automatisering

ICT ondersteunt het primaire proces en het management in de aansturing van het bedrijf. De belangrijkste risico’s zijn de continuïteit, beveiliging en systeem- en data-integriteit. Gaat er iets mis in de automatisering, dan kan dat een negatief effect hebben op de registratie van de bedrijfsvoering en de financiële administratie. Hierdoor kunnen liquiditeitsproblemen ontstaan en kunnen de beheersing van en sturing op operationele en financiële prestaties bemoeilijkt worden. Om dit te voorkomen, zijn er backupfaciliteiten en noodstroomvoorzieningen ingericht. Daarnaast zijn de belangrijkste ICT-beheersprocessen geformaliseerd en wordt de naleving hiervan gemonitord. Ten aanzien van Cybersecurityrisico voeren wij met behulp van een ethische hacker testen uit op onze systemen.

Omgeving

Op onze hoofdvestiging in Rijsenhout vinden veel activiteiten plaats. In de directe omgeving van deze vestiging staan woonhuizen. De bewoners kunnen hinder ondervinden, zoals lawaai- of geuroverlast. Wij hebben een buurtcommissie ingesteld waarmee wij alle belangrijke ontwikkelingen bespreken. Zo kunnen we inspelen op eventuele overlast en deze in overleg met de buurtbewoners terugdringen.

Vergister

Een onderbreking van de stroomvoorziening die langer dan een paar uur duurt, kan leiden tot een langdurige uitval van de vergistingsinstallatie en daarmee de gasproductie. Om de gevolgen van stroomuitval op te vangen, zorgen we ervoor dat ons personeel eventuele stroomuitval tijdig kan signaleren en is er een toereikend noodstroomaggregaat.

Calamiteiten

Calamiteiten kunnen een grote impact hebben op de organisatie, maar ook op haar omgeving. De kans op calamiteiten is niet groot, maar de impact kan fors zijn. Om de kans hierop zo klein mogelijk te houden, besteden we veel aandacht aan veiligheid. Het VCA Veiligheid managementsysteem draagt bij aan het signaleren en voorkomen van onveilige handelingen en onveilige situaties. In de directe omgeving van de vergister wordt gewerkt op basis van ATEX explosieveiligheidsrichtlijnen. Ons calamiteitenplan en onze  BHV-organisatie zijn opgezet om de gevolgen van een eventuele calamiteit zo goed mogelijk op te vangen.

Financiële risico’s

Verslaggevingsrisico’s

Operationele en financiële processen leiden tot registraties. Vanuit deze registraties genereren we managementinformatie, waaronder financiële cijfers. Deze financiële informatie wordt verstrekt aan het management, de directie, commissarissen en aandeelhouders. Op basis daarvan kunnen zij besluiten nemen en sturing aan het bedrijf geven. Het risico bestaat dat de financiële rapportages onjuiste informatie bevatten, waardoor er onvoldoende zicht is op de financiële situatie van de onderneming, nu en in de toekomst. Dit kan ertoe leiden dat besluiten worden genomen op basis van onjuiste informatie. Mogelijke gevolgen zijn liquiditeit- en solvabiliteitsproblemen. Om dit te beheersen is een planning- en controlcyclus ingericht.

Het stelsel van functiescheidingen, procuratieregelingen en autorisatielimieten en andere interne controlemaatregelen waarborgt dat de financiële verslaggeving betrouwbaar is. De externe accountant geeft op basis van haar werkzaamheden betrouwbaarheid aan de financiële rapportages.  Zij deelt in haar managementletter mee hoe zij  oordeelt over de opzet en werking van het stelsel van interne controlemaatregelen en waar restrisico’s blijven.

Liquid iteitsrisico

Het liquiditeitsrisico is het risico dat de onderneming op korte termijn of op lange termijn niet aan haar betalingsverplichtingen kan voldoen. Dit kan veroorzaakt worden doordat facturen van Meerlanden niet of niet tijdig betaald worden. Een andere oorzaak is een mismatch tussen uitgaven en inkomsten uit hoofde van toekomstige investering- of financieringsstromen. Hoe wij dit risico beheersen, is vastgelegd in ons treasurystatuut.

Prijsrisico’s

Prijzen die wij afspreken met klanten, afnemers en leveranciers kunnen fluctueren. Dit kan onze resultaten negatief beïnvloeden. Met gemeenten sluiten we langlopende contracten af met afspraken over ontwikkelingen van tarieven en indexeringen. Contracten met bedrijven sluiten we meestal voor vijf jaar af, maar minimaal voor twee jaar met stilzwijgende verlenging. Op basis van marktontwikkelingen indexeren wij de tarieven voor bedrijven. Contracten die we op basis van aanbestedingen verwerven, kennen wisselende looptijden en mogelijkheden voor tussentijdse tariefaanpassing.

Het beleid ten aanzien van leveranciers is gericht op het afsluiten van raamcontracten met vaste prijzen voor een periode van één tot maximaal drie jaar. Contracten met verwerkers van afval en grondstoffen kennen soms korte looptijden met vaste tarieven zonder onvoorwaardelijke leveringsverplichtingen.

Mogelijke gevolgen Covid-19

De Covid-19-uitbraak en de maatregelen die door de overheid naar aanleiding daarvan zijn genomen om het virus in te perken, beïnvloeden de bedrijfsvoering van Meerlanden en zullen ook impact hebben op het resultaat na belastingen  over 2020. Voor een inschatting van de financiële effecten in 2020 wordt verwezen naar paragraaf 6.7 financiële resultaten. Het is onbekend wat de eventuele gevolgen op langere termijn voor onze bedrijfsactiviteiten zijn. De schaal en duur van de pandemie blijven onzeker en daarmee ook wat de eventuele gevolgen op langere termijn voor onze bedrijfsactiviteiten zijn. 

De rijksoverheid heeft de afvalinzameling en-afvoer aangemerkt als één van de cruciale beroepsgroepen die nodig is om de samenleving draaiende te houden. Binnen Meerlanden zijn we eerst gestart met het voorbereiden van preventieve maatregelen in het kader van het voorkomen van besmetting. Deze maatregelen richten zich primair op persoonlijke hygiëne, het mijden van fysiek contact en het creëren van inzicht in de gezondheid van personeel en hun directe familie. Naast de preventieve maatregelen is er op basis van het bestaande protocol uit de periode van de Mexicaanse griep een nieuw protocol opgesteld, gericht op de effecten van een epidemie of een pandemie. Uitgangspunt van dit protocol (continuïteitsplan) is dat Meerlanden erop inzet haar primaire kerntaken in het kader van de volksgezondheid zolang mogelijk te kunnen blijven uitvoeren. Als onderdeel van dit protocol is een coördinatiestructuur opgesteld. 

Die coördinatiestructuur van Meerlanden voor een epidemie, pandemie of een andersoortige crisissituatie houdt in dat er een coördinatie- en een crisisteam wordt ingesteld. Het coördinatieteam richt zich op het monitoren van de dagelijkse situatie binnen de organisatie en in de buitenwereld, adviseert het crisisteam en coördineert de uitgezette activiteiten.  Het crisisteam is het besluitvormende orgaan en bestaat uit het coördinatieteam en de directieleden

Het protocol (continuïteitsplan) gaat uit van twee scenario’s. Het scenario dat de onderneming vanuit welke oorzaak dan ook niet kan beschikken over voldoende capaciteit (medewerkers) en het scenario dat Meerlanden werk moet verrichten in een besmette omgeving of dat er problemen ontstaan in de keten door besmetting. Uitgangspunt van het plan is dat Meerlanden de dienstverlening afschaalt naar prioritering. Hierbij worden de taken die de volksgezondheid raken zolang als mogelijk gecontinueerd en andere diensten verminderd of stopgezet. 

De Covid-19-uitbraak leidt tot een toename van het aanbod van huishoudelijk afval, waaronder GFT. Dit leidt ertoe dat het aanbod hoger kan uitvallen dan de het vergunde tonnage. Hiervoor zijn inmiddels afspraken gemaakt met de Omgevingsdienst Noordzeekanaalgebied. Meerlanden evalueert deze situatie elke twee weken en rapporteert hierover aan de betreffen Omgevingsdienst. Het risico dat Covid-19 leidt tot een verminderde capaciteit van afvalverbrandingsinstallaties voor de verwerking van brandbaar huishoudelijk restafval in verbrandingsinstallaties achten wij gering. 

Ten aanzien van stromen als papier, kunststof en textiel verwachten we verstoringen in de afzet verderop in de keten. Dit kan effect hebben op de prijzen die gerealiseerd worden voor deze fracties. De gemeenten dragen het prijsrisico voor deze fracties. Door de Vereniging Afvalbedrijven is een ‘Crisisteam PMD, glas en papier’ opgericht. Het team signaleert de risico’s en moeilijkheden die Covid-19 met zich meebrengt voor inzameldiensten, sorteerders, overslagstations en recyclers en maakt deze beheersbaar door het opstellen van scenario’s en draaiboeken. Op die manier kunnen de partijen in de afvalketen bij calamiteiten snel handelen.   

Onze materiële vaste activa worden voor het grootste deel ingezet voor de afvalinzameling, -afvoer en GFT-verwerking.  Dat betekent dat Covid-19 niet leidt tot extra risico’s op bijzondere waardeverminderingen van deze activa.

Gegeven het feit dat een groot deel van onze activiteiten zoveel mogelijk doorgang zal moeten vinden om de samenleving draaiende te houden, verwachten wij geen gebruik te maken van de steunmaatregelen van de Rijksoverheid. Het risico dat  Covid-19 gevolgen zal hebben voor de continuïteit van de  onderneming achten wij zeer gering.